Los documentos civiles colombianos para NVC deben seguir las especificaciones del Departamento de Estado para Colombia. No todos necesitan apostilla ni traducción al inglés, y enviar el documento equivocado puede retrasar la revisión en CEAC.
Qué son los civil documents del NVC
Después de completar el DS-260, cada solicitante de una visa de inmigrante debe reunir los documentos civiles correspondientes a su situación.
El Departamento de Estado indica que pueden incluir:
- birth certificate;
- marriage certificate;
- divorce documents;
- police certificates;
- otros registros civiles aplicables.
Pero el documento correcto depende del país.
Para Colombia, la referencia es el Colombia Reciprocity Schedule, que especifica autoridad emisora, formato aceptable y disponibilidad de cada documento.
Registro civil de nacimiento
El registro civil de nacimiento debe corresponder al formato reconocido para fines migratorios.
No utilice una partida religiosa, certificado hospitalario o documento distinto pensando que “prueba lo mismo”.
El Departamento de Estado utiliza la tabla de reciprocidad justamente para definir qué documento gubernamental es aceptado en cada país.
Al escanear documentos civiles para CEAC:
- el archivo debe ser legible;
- deben aparecer todas las páginas;
- frente y reverso deben incluirse cuando corresponda;
- la información no debe estar cortada.
El documento presentado en la entrevista debe corresponder al que fue subido.
Registro civil de matrimonio
Para Colombia, el Department of State identifica el Registro Civil de Matrimonio como el documento válido.
La guía específica advierte que certificados resumidos no son aceptables y que la Embajada requiere la copia del folio, porque contiene la información completa de la inscripción.
Copias digitales emitidas por la Registraduría son generalmente aceptables, aunque en determinadas situaciones puede solicitarse una copia certificada.
La anotación de matrimonio existente en un registro de nacimiento no sustituye el registro civil de matrimonio.
Antecedentes judiciales: la vigencia correcta
Aquí había un error importante en muchos textos del banco.
Para Colombia, el certificado de antecedentes judiciales, o police certificate, es requerido para solicitantes de 18 años o más.
El Department of State informa actualmente que:
- se obtiene online;
- no tiene costo;
- debe mostrar nombre completo y número de identificación colombiano;
- tiene validez de dos años.
Por tanto, no es correcto tratar 30 o 90 días como vigencia general para el police certificate colombiano de visa de inmigrante.
Cuando existen antecedentes o determinadas anotaciones, también pueden ser necesarios registros judiciales adicionales.
¿Todos los documentos necesitan apostilla?
No.
La apostilla no debe tratarse como un requisito automático del NVC para cada documento colombiano.
La tabla de reciprocidad del Departamento de Estado especifica el documento que debe presentarse y su autoridad emisora. Para registros civiles y antecedentes, siga esa instrucción antes de agregar trámites adicionales.
Una apostilla puede ser necesaria para otro propósito administrativo, académico o legal, pero eso no significa que deba apostillar todo el expediente de CEAC.
Este punto evita un error frecuente: gastar en 20 apostillas que el NVC nunca pidió.
¿Los documentos en español necesitan traducción?
Tampoco existe una regla de que todo documento colombiano deba traducirse al inglés para el NVC.
El Department of State establece que documentos que no estén en inglés ni en el idioma oficial del país desde el cual se solicita la visa deben estar acompañados de traducción certificada.
Para una entrevista procesada en Colombia, el español es el idioma oficial del país.
Por eso, documentos civiles colombianos en español generalmente no necesitan una traducción al inglés solamente por estar en español, salvo que las instrucciones específicas del caso o del puesto indiquen lo contrario.
Cuando una traducción certificada sí sea requerida, debe incluir una declaración firmada de que:
- la traducción es precisa;
- el traductor es competente para realizarla.
Esto es diferente de las reglas del USCIS, que sí exigen traducción completa al inglés para documentos en idioma extranjero.
Qué subir a CEAC
En los procesos electrónicos, los documentos deben ser escaneados y enviados a través de CEAC siguiendo la categoría correcta.
El Department of State orienta a subir todos los documentos requeridos y utilizar “Submit Documents” solamente cuando cada sección esté completa.
No envíe por correo físico documentos al NVC salvo que sea expresamente instruido.
Y no envíe originales de documentos civiles al NVC.
Cuando el proceso exige copias para revisión, los originales permanecen con el solicitante.
Qué llevar a la entrevista
La lógica cambia el día de la entrevista consular en Bogotá.
El solicitante debe llevar:
- carta de cita;
- pasaporte válido;
- fotografías requeridas;
- confirmación DS-260;
- originales o copias certificadas de los documentos civiles subidos;
- traducciones cuando sean necesarias.
Los originales normalmente son devueltos después de la entrevista.
CEAC vs entrevista
| Etapa | Documento |
|---|---|
| CEAC | Scan/copia según instrucciones |
| NVC | No enviar originales salvo instrucción excepcional |
| Entrevista | Original o copia certificada |
| Traducción | Solo cuando aplican las reglas correspondientes |
Errores comunes
- Subir un certificado distinto del exigido por el Reciprocity Schedule.
- Utilizar un registro matrimonial resumido en lugar de copia del folio.
- Tratar el police certificate colombiano como válido solo por 90 días: la guía actual indica dos años.
- Apostillar todo el expediente sin verificar si es necesario.
- Traducir automáticamente todos los documentos en español para un caso procesado en Bogotá.
- Enviar documentos originales al NVC sin que lo solicite.
- Llegar a la entrevista sin los originales correspondientes a lo que fue cargado en CEAC.
- Escanear solamente el frente cuando existen anotaciones o información relevante en el reverso.
Próximos pasos
- Abra su caso en CEAC.
- Revise la lista individual de documentos requeridos.
- Consulte el Colombia Reciprocity Schedule.
- Obtenga el registro civil de nacimiento correcto.
- Solicite copia del folio del registro de matrimonio cuando aplique.
- Descargue el police certificate cuando sea necesario.
- Verifique si existen documentos judiciales adicionales.
- No apostille documentos automáticamente.
- Determine si realmente necesita traducción.
- Escanee cada documento completo.
- Envíe todos los documentos requeridos.
- Guarde los originales para la entrevista.
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Preguntas frecuentes
¿El police certificate colombiano dura 90 días?
La guía actual del Department of State indica una validez de dos años.
¿Tengo que apostillar el registro civil para NVC?
No existe una regla general de apostillar todos los civil documents. Siga el Reciprocity Schedule y las instrucciones del caso.
¿Necesito traducir al inglés mi registro civil colombiano?
Para casos procesados en Colombia, documentos en español generalmente no requieren traducción solamente por el idioma, salvo instrucciones específicas.
¿Debo enviar originales al NVC?
Normalmente no. Los originales o copias certificadas se llevan a la entrevista.
¿Puedo llevar a la entrevista un documento diferente al que subí?
Si hubo una actualización legítima, lleve la documentación correspondiente, pero el expediente debe mantenerse coherente y completo.
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