Política de privacidad

Última Actualización: 17/06/2025

1. Introducción

Bienvenido a D4U (“nosotros”, “nuestro”, “nuestra empresa”). Somos una empresa de planificación internacional que ofrece apoyo técnico, estratégico y organizativo, con sede en Florida, EE. UU. Entendemos la naturaleza sensible de la información que nos confía y estamos profundamente comprometidos con la protección de su privacidad y con el tratamiento seguro, transparente y conforme a las leyes aplicables de sus datos personales, incluidas las regulaciones de Florida, como la Florida Information Protection Act (FIPA).

Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, compartimos, protegemos y almacenamos su información personal cuando utiliza nuestros servicios (el “Servicio”). Detalla los tipos específicos —y a menudo sensibles— de datos requeridos para estos procesos y describe sus derechos en relación con sus datos y cómo ejercerlos.

Al utilizar nuestro Servicio, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad. Solicitaremos su consentimiento activo para cualquier cambio relevante en esta política, según se describe en la Sección 13.

2. Información que recopilamos

Para ofrecer nuestros servicios de apoyo técnico, estratégico y organizativo, necesitamos recopilar información personal específica y, a menudo, altamente sensible exigida por organismos gubernamentales (como U.S. Citizenship and Immigration Services – USCIS, Department of State – DOS, Customs and Border Protection – CBP y embajadas/consulados competentes). Los tipos de datos personales que recopilamos incluyen, pero no se limitan a:

• Identificadores personales: Nombre completo legal, nombres anteriores, fecha y lugar de nacimiento, género, estado civil.
• Información de contacto: Direcciones físicas actual y anteriores, dirección de correo electrónico, número(s) de teléfono.
• Identificación emitida por el Gobierno: Detalles del pasaporte (número, fechas de emisión/caducidad, país emisor), número de identidad nacional, número de registro de extranjero (A-Number), número de la Seguridad Social (si procede), información del permiso de conducir.
• Información biográfica y familiar: Datos sobre sus padres, cónyuge(s), hijos y, si es necesario, otros familiares requeridos por formularios específicos (incluyendo nombres, fechas/lugares de nacimiento, direcciones, estatus migratorio).
• Estatus e historial migratorio: Estatus actual, solicitudes/peticiones de visado anteriores (aprobadas o denegadas), registros de entrada/salida, detalles de procesos migratorios anteriores.
• Historial profesional y educativo: Información sobre empleadores actuales y anteriores (nombres, direcciones, fechas, cargos, salarios), instituciones educativas a las que ha asistido, títulos obtenidos.
• Información financiera: Extractos bancarios, comprobantes de ingresos/patrimonio, declaraciones de la renta, datos de patrocinadores financieros (según se requiera para determinados tipos de visado, como declaraciones de apoyo financiero).
• Historial de viajes: Registros de viajes internacionales, incluyendo fechas, destinos y propósito de los viajes.
• Documentación de apoyo: Copias de certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, sentencias de divorcio, registros militares, certificados de antecedentes penales (si procede/se requiere), fotografías conformes con especificaciones gubernamentales y otros documentos necesarios para respaldar su solicitud.
• Información biométrica limitada: Podemos recopilar fotografías requeridas en los procesos. Podemos ayudarle a programar la toma de datos biométricos (como huellas dactilares) en centros oficiales, pero generalmente no recopilamos ni almacenamos datos de huellas dactilares.
• Información de salud: Datos relacionados con exámenes médicos requeridos para determinados visados o beneficios migratorios, normalmente proporcionados por usted o por médicos designados/paneles médicos durante el proceso.
• Datos de cuenta: Nombre de usuario y contraseña (cifrada) para acceder a nuestro portal del cliente (si se ofrece), preferencias de comunicación.
• Datos de comunicación: Registros de nuestras comunicaciones con usted (correos electrónicos, mensajes seguros, notas de atención) relacionadas con su caso.
• Datos técnicos y de uso (para portales online/sitios web): Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, patrones de uso en nuestro sitio web o portal del cliente (si procede), utilizados principalmente para seguridad y mejora del servicio.

Recopilamos esta información directamente de usted (o de terceros autorizados que actúan en su nombre con su permiso explícito) mediante consultas, formularios de solicitud, cargas seguras de documentos y comunicaciones. El suministro de esta información es necesario para utilizar nuestros servicios de forma eficaz.

3. Cómo utilizamos su información

Sus datos personales se utilizan exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Para la prestación de servicios de apoyo técnico, estratégico y organizativo:
  • Cumplimentar y preparar los formularios gubernamentales requeridos (por ejemplo, formularios del USCIS, formularios DS) en su nombre.
  • Reunir y organizar la documentación de apoyo necesaria.
  • Enviar solicitudes y peticiones a los organismos gubernamentales competentes (USCIS, DOS, NVC, consulados, etc.) según sus instrucciones.
  • Comunicarnos con los organismos gubernamentales sobre el estado de su caso, responder a Requests for Evidence (RFEs), etc., en su nombre (cuando esté autorizado).
  • Proporcionar actualizaciones y orientación durante todo el proceso de solicitud.
• Para comunicarnos con usted:
  • Responder a sus dudas, proporcionar actualizaciones sobre el caso y enviar avisos importantes relacionados con su solicitud o nuestros servicios.

• Para seguridad y conformidad:
  • Proteger la seguridad e integridad de sus datos y de nuestros sistemas, prevenir fraudes, cumplir con obligaciones legales y regulatorias (incluidas reglas de conducta profesional y requisitos de registro de información), y aplicar nuestros términos de servicio.

• Para mejorar nuestros servicios (uso interno):
  • Analizar la eficiencia de los procesos o identificar necesidades comunes de los clientes con el uso de datos anónimos o agregados que no permiten su identificación personal. No usamos sus datos sensibles para análisis de marketing general.

• Para personalizar su experiencia:
  • Ajustar contenidos y funcionalidades según sus preferencias o patrones de uso.

• Uso de datos desidentificados, anonimizados o seudonimizados:
  • Podemos procesar sus datos para crear conjuntos de datos desidentificados, anonimizados o seudonimizados. Esto significa eliminar o modificar información que pueda razonablemente identificarle.
  • Podemos utilizar estos datos agregados o anonimizados para investigación, análisis, mejora de servicios, informes sectoriales u otros fines comerciales legítimos.
  • No intentaremos reidentificar estos datos. Pueden ser compartidos con terceros, según se describe en la Sección 4, pero solo de forma que no permita su identificación personal.

4. Compartición y divulgación de datos

Tratamos sus datos altamente sensibles con extremo cuidado y limitamos rigurosamente su compartición.

• No vendemos sus datos personales: D4U no vende, bajo ninguna circunstancia, sus datos personales con fines lucrativos o por cualquier tipo de transacción monetaria. Su información jamás es compartida con corredores de datos o empresas de marketing para uso independiente.

• Organismos gubernamentales: La principal razón para la recopilación de sus datos es enviarlos a los organismos gubernamentales competentes (como USCIS, DOS, NVC, CBP, Embajadas/Consulados de EE. UU.) según lo requerido para el procesamiento de su solicitud de visado o inmigración. Esta compartición es esencial para la prestación del servicio que ha contratado, y nos autoriza a hacerlo al contratar nuestros servicios.

• Proveedores de servicios externos: Podemos utilizar proveedores de servicios externos cuidadosamente seleccionados que actúan en nuestro nombre, bajo contratos de confidencialidad rigurosos. Estos proveedores tienen la obligación contractual de proteger sus datos, respetar los términos de esta Política de Privacidad y están prohibidos de usar o divulgar su información personal (incluyendo cualquier dato desidentificado derivado de ella) para cualquier finalidad que no sea la prestación del servicio contratado, sin su consentimiento activo y explícito. Los ejemplos incluyen:

• • Proveedores de almacenamiento en la nube segura: Azure Cloud Services – para almacenar de forma segura sus archivos y documentos.
  • Plataformas de comunicación segura: (ej.: servicios de correo electrónico cifrado, portales seguros para clientes – para comunicarse con usted).
  • Procesadores de pago: (ej.: LawPay, Stripe, PayPal – para procesar tarifas de servicio de forma segura. Normalmente, no almacenamos números completos de tarjetas de crédito).
  • Consultores de TI/Seguridad: Para ayudar en el mantenimiento de sistemas seguros.
  • HubSpot para gestión de relaciones con clientes; abogados; proveedores de servicios de traducción; servicios de cartas de opinión de expertos; empresas de validación académica; servicios de formato de currículum/CV; entre otros.
• Exigencias legales: Podemos divulgar su información si lo exige la ley, citación judicial, orden judicial u otro proceso legal, o si creemos de buena fe que la divulgación es necesaria para:

1. cumplir con una obligación legal o regulatoria (incluidas reglas de ética profesional);
2. proteger y defender nuestros derechos o propiedad;
3. prevenir o investigar posibles irregularidades relacionadas con el Servicio;
4. proteger la seguridad personal de clientes o del público; o
5. proteger contra responsabilidades legales.

• Transferencias de empresa: En caso de fusión, adquisición, reorganización, quiebra o venta total o parcial de nuestros activos, su información podrá ser transferida. Le notificaremos según se describe en la Sección 12 y garantizaremos la protección de sus datos.

• Con su consentimiento explícito: No compartiremos sus datos sensibles relacionados con la inmigración con terceros (como empresas de marketing o socios no relacionados) sin obtener su consentimiento separado, activo e informado, identificando claramente al destinatario y el propósito. Dado el carácter de nuestros servicios, este tipo de compartición es altamente improbable.

5. Sus opciones, riesgos y beneficios en la compartición de datos

• Compartición esencial: La compartición de sus datos con los organismos gubernamentales competentes es obligatoria para el procesamiento de su solicitud de inmigración o visado. Si decide no permitir esta compartición, no podremos prestar el servicio solicitado. La compartición con proveedores de servicios externos esenciales (como alojamiento seguro) también es necesaria para que podamos operar y gestionar su proceso con seguridad y eficiencia.

• Riesgos: El suministro de datos personales altamente sensibles implica riesgos inherentes, como:

• • Posibles violaciones de datos (tanto en nuestra empresa como en organismos gubernamentales o proveedores externos, a pesar de las medidas de seguridad);
  • Uso indebido de la información, en caso de que sea accedida por personas no autorizadas;
  • Potenciales rechazos o análisis más rigurosos en su proceso migratorio, dependiendo de la información proporcionada (lo que forma parte de la propia naturaleza del proceso de inmigración);
  • Errores en los datos proporcionados también pueden generar retrasos significativos o incluso la denegación de la solicitud.
• Beneficios: El principal beneficio de compartir sus datos con nosotros es contar con apoyo profesional para navegar por procedimientos migratorios complejos, aumentando sus posibilidades de éxito en el proceso.

• Impacto sobre terceros: Su proceso generalmente requiere información de miembros de la familia (cónyuge, hijos, padres). Al proporcionar esta información, usted confirma que posee la autorización o consentimiento necesario para ello. Además, el resultado de su solicitud puede impactar directamente a estos familiares.

6. Sus derechos y control sobre sus datos

Usted posee derechos sobre sus datos personales, de acuerdo con las leyes aplicables y con algunas limitaciones específicas de la naturaleza de los procesos migratorios:

• Derecho de acceso: Puede solicitar una copia de los datos personales que poseemos sobre usted, así como de su expediente de proceso.
• Derecho de rectificación: Puede solicitar la corrección de datos personales incorrectos o incompletos. Es fundamental que esta información sea precisa para sus procesos migratorios.
• Derecho de supresión (eliminación): Tiene derecho a solicitar la eliminación permanente de sus datos personales de nuestros sistemas activos tras la conclusión de nuestro servicio.

Cómo solicitar la eliminación: Envíe un correo electrónico a [email protected] con el asunto “Solicitud de Eliminación de Datos”. Necesitaremos confirmar su identidad antes de procesar la petición.

Plazo y limitaciones para eliminación: Tras recibir su solicitud debidamente verificada, siempre que nuestro servicio haya concluido y no haya pendientes financieros, sus datos serán eliminados de nuestros sistemas activos en el plazo de hasta 30 días. Sin embargo, de acuerdo con exigencias legales, regulatorias y de responsabilidad profesional relacionadas con los servicios migratorios y las leyes del estado de Florida, estamos obligados a mantener copias de los expedientes de los clientes —incluyendo datos personales— por un período de siete (7) años tras la finalización del proceso o de la relación contractual.

Estos datos quedarán archivados de forma segura, aislados de cualquier procesamiento activo, y serán utilizados únicamente para fines de conformidad, auditoría o defensa jurídica, siendo destruidos definitivamente después de este período.

Importante: No podemos eliminar datos que ya hayan sido enviados a los organismos gubernamentales.

• Derecho de restricción del tratamiento: Puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias (lo que puede impactar en nuestra capacidad de prestar el servicio).
• Derecho a la portabilidad de los datos: Puede solicitar que elementos esenciales de los datos proporcionados le sean entregados en un formato estructurado y de uso común.
• Derecho de oposición: Puede oponerse al tratamiento de sus datos en circunstancias específicas (aunque esto difícilmente se aplique a los servicios esenciales que prestamos).
• Derecho a retirar el consentimiento (para tratamientos no esenciales): En los casos en que el tratamiento de los datos dependa de su consentimiento (en actividades opcionales, lo que es raro en nuestro contexto), puede revocarlo en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico a [email protected].

7. Cómo dar de baja su registro / Concluir los servicios

Puede informarnos, en cualquier momento, su decisión de finalizar nuestros servicios y concluir su proceso, contactando directamente con su gestor de caso o enviando un correo electrónico a [email protected].

La baja de su registro/proceso iniciará nuestros procedimientos internos de cierre, incluyendo las prácticas de retención y eliminación de datos descritas en las Secciones 6 y 10.

Cualquier importe pendiente deberá ser liquidado, según lo establecido en el contrato de prestación de servicios.

8. Seguridad de los datos

Nos tomamos extremadamente en serio la seguridad de sus datos personales altamente sensibles. Implementamos medidas robustas de seguridad técnica, administrativa y física, diseñadas para proteger su información contra acceso no autorizado, divulgación, alteración, pérdida o destrucción, en conformidad con las mejores prácticas del sector y con la legislación de Florida (incluyendo los requisitos de la FIPA sobre “medidas de seguridad razonables”). Estas medidas incluyen:

• Cifrado: Cifrado de los datos tanto en tránsito (ej.: TLS/SSL) como en reposo (ej.: cifrado de campos de base de datos y documentos almacenados).
• Controles de acceso: Controles de acceso rigurosos (acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio) para garantizar que solo los colaboradores autorizados que realmente necesiten la información para desempeñar sus funciones puedan acceder a sus datos.
• Almacenamiento seguro: Uso de proveedores de almacenamiento en la nube e infraestructura seguros, fiables y con una sólida postura de seguridad.
• Manejo seguro de documentos: Procedimientos para la recepción, almacenamiento y transmisión segura de documentos sensibles.
• Auditorías y monitorización: Evaluaciones periódicas de seguridad y monitorización de los sistemas.
• Formación de empleados: Formación obligatoria para todos los colaboradores sobre privacidad de datos, confidencialidad y protocolos de seguridad.
• Plan de respuesta a incidentes: Procedimientos específicos para responder rápidamente a posibles incidentes de seguridad.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es completamente invulnerable. No podemos garantizar una seguridad absoluta, pero estamos comprometidos con mantener los más altos estándares de protección.

9. Notificación de violación de datos

En el improbable caso de que ocurra una violación de datos que involucre su información personal y que pueda representar un riesgo razonable de daño o robo de identidad, tomaremos medidas inmediatas. Le notificaremos sin demoras indebidas, de acuerdo con la legislación aplicable (incluidos los requisitos de notificación de FIPA, de Florida). Esta notificación será, normalmente, enviada por correo electrónico e incluirá:

• La naturaleza de la violación;
• Los tipos de información potencialmente afectados;
• Las medidas que estamos adoptando para resolver la situación y mitigar los daños;
• Orientaciones sobre las acciones que puede tomar para protegerse.

Si la ley lo exige, también notificaremos a las autoridades reguladoras competentes (como la oficina del Fiscal General de Florida).

10. Retención de datos

Mantenemos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados: prestación de los servicios migratorios solicitados, resolución de su proceso y, posteriormente, cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias y profesionales.

• Procesos activos: Los datos se mantienen mientras su proceso esté activo y estemos prestando los servicios.

• Procesos / Archivos cerrados: Como se mencionó en la Sección 6, debido a las exigencias legales y profesionales aplicables a los prestadores de servicios migratorios, estamos obligados a mantener los archivos de los clientes —incluidos datos personales— por un período de siete (7) años tras la conclusión de su proceso o finalización de nuestra representación. Estos datos quedan archivados de forma segura y solo se accede a ellos cuando es absolutamente necesario, para fines de conformidad, auditoría o defensa jurídica.

• Consultas inactivas / No formalizadas: Si realizó una consulta, pero no contrató formalmente nuestros servicios, mantendremos su información de contacto y eventuales anotaciones de la consulta durante 2 años, para seguimiento y registros internos. Después de este período, los datos se eliminan, salvo que haya formalización posterior del servicio.

• Destrucción segura: Tras el período obligatorio de retención, sus datos archivados serán destruidos de forma definitiva y segura.

11. Privacidad de los menores

Nuestros servicios están destinados a adultos que buscan asistencia migratoria. Sin embargo, es necesario recopilar datos personales de menores cuando están incluidos como dependientes o beneficiarios en el proceso de un cliente. Esta información es proporcionada por el padre, madre o tutor legal (nuestro cliente) y se trata con el mismo nivel riguroso de confidencialidad y seguridad que aplicamos a todos los datos de los clientes. No ofrecemos ni dirigimos nuestros servicios directamente a menores de 18 años.

12. Transferencias comerciales y cambios de propiedad

En caso de que D4U pase por una transición comercial, como una fusión, adquisición por otra empresa, venta de activos o cese de actividades:

• Notificación: Le notificaremos por correo electrónico antes de que su información personal sea transferida y, posiblemente, quede sujeta a una política de privacidad diferente.
• Alineación de política u opción del usuario: Sus datos y archivo de cliente podrán ser transferidos como parte de la transacción. Considerando la extrema sensibilidad de los datos migratorios, exigiremos que la empresa adquirente:
  • Cumpla íntegramente los compromisos establecidos en esta Política de Privacidad en relación con la información que recopilamos anteriormente; O
  • Proporcione un aviso claro sobre cualquier cambio significativo en las prácticas de privacidad y obtenga su consentimiento explícito antes de aplicar una nueva política a sus datos existentes. En ausencia de este consentimiento —o si la nueva política es menos protectora— se ofrecerán opciones como la eliminación segura de sus datos (observadas las obligaciones legales de retención) o la transmisión segura de su archivo (portabilidad de los datos).

13. Modificaciones en esta Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad podrá ser actualizada ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras prácticas o exigencias legales. Los cambios relevantes serán comunicados con total transparencia y requerirán su consentimiento.

• Notificación: Se le notificará sobre cualquier cambio relevante.
• Consentimiento activo: Obtendremos su consentimiento activo antes de implementar cambios que afecten a la forma en que tratamos sus datos personales sensibles.
• Forma de consentimiento y resumen: La notificación se enviará por correo electrónico e incluirá:
• • Un resumen claro y en lenguaje sencillo de los principales cambios;
  • Un enlace a la política actualizada completa;
  • Un mecanismo claro para que proporcione su consentimiento activo, como una casilla de selección o un botón de confirmación.

El uso continuado de nuestros servicios tras un cambio relevante requerirá su consentimiento activo a la nueva política. Si no está de acuerdo, podremos finalizar los servicios, y podrá solicitar el cierre de su archivo conforme a la Sección 7 (observando las reglas de retención de datos).

La fecha “Última Actualización” indica la fecha de la versión más reciente de esta política.

14. Contacte con nosotros

Si tiene cualquier duda, comentario o preocupación sobre esta Política de Privacidad, sobre nuestras prácticas de datos, sobre la información de su proceso específico o si desea ejercer sus derechos de privacidad, póngase en contacto con nosotros:

D4U GROUP
301 YAMATO RD
SUITE 1199
BOCA RATON, FL 33431
[email protected]
+1 (954) 478-8593